L’idée d’externaliser la gestion de vos processus administratifs vous tente ? Recourir à une secrétaire indépendante est une hypothèse que vous devriez envisager. Que ce soit pour optimiser votre quotidien de dirigeant ou chef d’entreprise, ou encore pour assurer l’accueil des tiers, une secrétaire externe est une bonne solution. Elle permet de vous faire gagner du temps et de garantir votre image auprès des clients. Une telle collaboration vous apportera de nombreux avantages que vous ne soupçonnez pas., car elle offre une grande panoplie de prestations et des aptitudes supplémentaires..
Une secrétaire indépendante vous fera économiser :
Avant que les télé secrétaires n’apparaissent, le seul choix qui s’offrait aux entreprises était de solliciter les agences par intérim. Ceci engendrait des coûts supplémentaires, principalement des frais d’agence.
Aussi, le temps partiel ayant une durée minimale de 24 heures hebdomadaires, il était impossible de recourir aux prestations d’une assistante pour une durée inférieure. Cette contrainte est supprimée avec une secrétaire
indépendante puisque vous avez désormais la possibilité de la solliciter pour un plus court délai.
Solliciter une secrétaire indépendante pour effectuer des tâches administratives, n’engendre pas de coût particulier. Dès que les deux parties s’entendent sur les modalités de la prestation, sur les honoraires et que la signature du contrat est effectuée, vous savez exactement ce qui vous attend. Cela vous évite les surprises désagréables au cas où un changement surviendrait puisque vous en serez informé préalablement. C’est également un gros avantage pour vous si vous êtes une société qui a besoin des services d’une secrétaire de manière ponctuelle ou régulière. Il ne sert à rien de recruter une assistante à plein temps lorsque celle-ci n’effectuera que des tâches ponctuelles.
En tant qu’entrepreneur ou professionnel, il est essentiel d’avoir une vision claire pour solliciter une secrétaire indépendante.
1. Vous ne payez pas de charges financières, fiscales ou encore sociales :
Vous devez effectuer certaines démarches administratives lorsque vous recrutez une assistante. Ces démarches engendrent ensuite des charges sociales et financières (paiement et déclaration des salaires). Viennent ensuite les frais de formation et de congés payés. Vous n’aurez pas à vous occuper de toutes ces formalités avec une secrétaire indépendante.
Si vous n’avez pas assez de moyens ou que le volume de travail n’est pas conséquent afin que vous puissiez embaucher une assistante, même à mi-temps, la meilleure alternative est de recourir à une secrétaire indépendante.
Il peut également arriver que malgré que vous ayez une secrétaire à mi ou à plein temps, celle-ci soit surchargée par le volume de travail. Vous pouvez dans ce cas solliciter l’aide d’une secrétaire indépendante.
2. Le service est rapide et vos données demeurent confidentielles :
On peut comprendre que pour des raisons de sécurité, certaines entreprises soient réticentes à confier certaines tâches administratives à des assistantes indépendantes. Leur statut de travailleur indépendant n’en fait pas moins des professionnels fiables. Leur activité est régie par la loi au même titre que celle des autres travailleurs.
Elle possède des gestionnaires de mots de passe pour sécuriser les informations et un antivirus pour empêcher l’intrusion de malwares. La sécurité de vos données est donc garantie. Aussi, la secrétaire indépendante a pu s’adapter à de nouvelles méthodes ou de nouveaux instruments de travail.
Le travail est donc effectué le plus rapidement possible et l‘assistante gère son temps afin de réaliser ses tâches dans les délais impartis. Le fait de travailler pour divers clients ne la rend pas moins efficace. Mieux encore, ces expériences lui permettent de mieux s’organiser et d’être plus performante.
Les tâches d’une secrétaire indépendante est d’être l’assistant du chef d’entreprise elle peut collaborer à distance ou sur site avec diverses entreprise.
La secrétaire indépendante peut être recruté par n’importe quel type d’entreprise. Elle peut s’adapter à toutes les branches qui lui sont proposées. Ceci est très utile dans la gestion d’entreprise. Elle doit faire preuve de confidentialité, de prudence, de courtoisie et de respect.
3. Les avantages d’une secrétaire indépendante pour votre entreprise :
Les entreprises en France, font généralement appel à des secrétaires indépendants pour des besoins ponctuels ou régulier, car les missions à réaliser n’impose pas le recrutement d’un salarié, donc la collaboration d’une secrétaire indépendante apportera de nombreux avantages :
· Facilité : faire appel à une secrétaire indépendante peut vous libérer des contraintes administratives liées à l’emploi. La relation contractuelle entre vous et votre assistant indépendant (secrétaire téléphonique) est un contrat de service. Généralement, cela se formalise par la signature de contrat et même de conditions générales de service.
· La flexibilité : vous pouvez demander à un secrétaire indépendante de fournir un service ponctuel, ou régulier. Vous ne facturez que le travail effectué, et vous ne promettez pas la durée. Grâce au secrétariat externalisé, vous pouvez bénéficier des compétences d’une secrétaire professionnelle en quelques heures de travail.
· Contrôlez votre budget : vous savez déjà à l’avance combien cela vous coûtera. Votre secrétaire indépendante vous fournira un coût estimé pour spécifier le coût du service. Même pour les tâches facturées à l’heure, vous pouvez accepter de ne pas dépasser votre budget pour éviter de mauvaises surprises de facturation. En externalisant vos tâches administratives et / ou commerciales à une secrétaire indépendante, il n’y a pas de coûts cachés (vacances payées, salaire, RTT, diverses charges sociales). La facture de votre assistant indépendant est déductible et vous pouvez récupérer la taxe sur la valeur ajoutée. Vous n’avez pas non plus besoin d’investir dans l’installation de nouveaux postes de travail. La secrétaire indépendante a son propre équipement.
Conformité aux délais / confidentialité : en tant que prestataire de services, votre secrétaire indépendante doit respecter le délai que vous avez convenu. Le travail livré doit être convenu avec vous. En tant que professionnel, la secrétaire indépendante doit être lié par la confidentialité des données qui lui sont confiées. Cependant, vous pouvez lui demander de fournir des clauses de confidentialité afin qu’il puisse clarifier certaines choses.
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